Отчетность в налоговую в электронном виде: как сдать по доверенности

Фото по лицензии pxhere.com

Сотрудник предпринимателя или организации может сдавать отчетность в налоговую инспекцию только по доверенности. Она должна быть оформлена в соответствии с требованиями ФНС и зарегистрирована в ее базе. С 2023 года всем сотрудникам нужно оформлять машиночитаемые доверенности, но пока можно использовать привычные бумажные. Расскажем, какие правила действуют сейчас и что нас ждет в будущем.

Кому понадобится доверенность для сдачи отчетности

Налоговая принимает отчетность без доверенности только от ИП, руководителей и других лиц, у которых такое право есть по закону, уставу организации или другому учредительному документу (ст. 27 НК РФ). Если на отчете стоит их усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП), вопросов у инспекции не будет.

Но, как правило, сдачу отчетов поручают сотрудникам: главбуху, бухгалтеру или заместителю директора. Они тоже могут отчитываться в ИФНС, но для этого руководитель должен наделить их такими полномочиями – выдать доверенность. Аналогично следует поступить, если сдавать отчетность будет, например, бухгалтер на аутсорсинге.

Это правило действует для бумажной и электронной отчетности.

Как оформить доверенность на сдачу отчетности

В доверенности указываются обязательные реквизиты и полномочия, которыми руководитель наделяет представителя. Правила оформления указаны в ст. 185–187 ГК РФ.

Форма и формат

Доверенность можно оформить в бумажном или электронном виде.
Электронная форма обязательна, если сотрудник компании получил новый сертификат физлица, в котором нет данных компании. Ее также можно использовать вместо бумажной, даже если отчетность подает сотрудник с электронной подписью организации, выданной на свое имя. Формат утвержден приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445.

Сформировать электронную доверенность можно в вашем сервисе для сдачи отчетности, например в Контур.Экстерне.

Важно! С 1 января 2023 года электронные доверенности (МЧД) станут обязательными. С этой даты сотрудники организаций смогут получать только сертификаты физлиц, в которых нет данных компании, а все ранее выданные от юрлица сертификаты перестанут действовать. До 31 декабря 2022 года подтвердить полномочия сотрудника можно бумажной доверенностью.

Обязательные реквизиты

В доверенности должна быть указана дата составления. Если ее нет, то документ будет считаться недействительным (п. 2 ст. 186 ГК РФ). Хорошая практика – дублировать дату прописью, например, «двадцатое июня две тысячи двадцать второго года». Это дополнительная защита от подделки документа.

Сведения о доверителе и представителе – еще два обязательных реквизита. Укажите ФИО предпринимателя или наименование организации, адрес, ИНН, КПП, ОГРН или ОГРНИП. По представителю важно указать полные ФИО, гражданство, данные паспорта и адрес.

Срок действия доверенности можно не указывать, тогда он будет считаться равным году (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Если же нужен особый срок, например, три месяца или два года, его следует прописать. Ограничений по сроку действия нет.

Важно! Сроки сдачи отчетности вы можете посмотреть в сервисе календарь бухгалтера от портала Бухонлайн.

Подпись доверителя

Подпись доверителя обязательна. Если доверенность составлена на бумаге, то подпись должна быть собственноручной, использование факсимиле недопустимо. Руководитель вписывает свою должность, ФИО и ставит печать (при наличии). Если бумажный документ оформляет ИП, подпись нужно заверить у нотариуса (ст. 29 НК РФ, ст. 185 ГК РФ).

На МЧД руководитель должен поставить свою УКЭП. Важно, что в ней должны быть данные организации или ИП, подпись физлица для этого не подойдет.

Перечень полномочий

В доверенности прописываются полномочия, которыми руководитель наделяет представителя. Если речь идет о сдаче отчетности, нужно предусмотреть следующее:

подписывать и сдавать в ИФНС бухгалтерские и финансовые документы, налоговую и бухгалтерскую отчетность и иные представляемые документы;

обеспечивать обмен документами с ИФНС (с другими госорганами по необходимости);

проводить сверку расчетов с ИФНС и подписывать документы по налоговым проверкам.

Формулируйте полномочия максимально точно, чтобы у инспекторов не было вопросов. Например, если в доверенности указано право сдавать отчеты в ФСС, то в ФНС документы по ней не примут.

Дополнительно укажите код налогового органа, на который распространяются выданные полномочия. Если нужно, чтобы представитель работал с несколькими инспекциями, перечислите все коды. Когда код не указан, считается, что представитель может обмениваться документами со всеми ИФНС.

Как и когда передать доверенность в налоговую

Доверенность нужно передать в налоговую, в которой налогоплательщик стоит на учете. Это следует сделать до того, как представитель начнет сдавать отчетность по ТКС. Строгий срок не утвержден, но мы рекомендуем подать ее минимум за один рабочий день до даты сдачи отчетности.

Бумажную доверенность с подписью нужно передать в налоговую лично или по почте.

МЧД передают по ТКС – через вашу бухгалтерскую программу или сервис для ЭДО с налоговой, например Экстерн. Она обязательно должна быть заверена УКЭП доверителя.

Разумеется, доверенность нужно завести в сервис, через который вы планируете отчитываться. В Экстерне можно ее сразу сформировать и сдать в налоговую. Когда из налоговой придет сообщение с подтверждением, доверенность можно будет использовать для сдачи отчетности.
Если у вас уже есть готовая МЧД, переданная в ФНС, можно просто добавить ее в сервис.

Данные доверенности будут автоматически прикрепляться к каждому документу, который представитель направит в инспекцию через сервис.

Что нужно знать о работе с МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная доверенность в виде xml-файла, с помощью которой руководитель наделяет своего представителя особыми полномочиями.

МЧД полностью равнозначна бумажной доверенности. До 31.12.2022 по производственному календарю ее можно применять добровольно, но с 2023 года она станет обязательной. Со следующего года сотрудникам будут выдавать только подписи физлиц, в которых нет данных работодателя. Для подтверждения их полномочий понадобятся МЧД с данными организациии или ИП, заверенные УКЭП руководителя.

Все, кто уже сейчас хочет попробовать работать по новой схеме, могут отчитываться по МЧД как с электронной подписью физлица, так и с сертификатом сотрудника, в котором есть и данные человека, и данные работодателя.

У МЧД есть преимущества:

ИП не обязаны заверять МЧД у нотариуса;

не нужно посещать ИФНС, чтобы передать оригинал доверенности;

меньше вероятность ошибок при оформлении;

проще отозвать при увольнении сотрудника или в других случаях.

Чтобы налогоплательщики могли работать с МЧД уже сейчас, разработаны некоторые сервисы. В них есть данные по всем выданным доверенностям, которыми можно управлять: корректировать полномочия, отзывать, оформлять новые – и все это на одной площадке.